Política de privacidad

VBOT · Ventus Techology S.A.S.

Política de tratamiento de datos personales

Documento institucional de VENTUS TECHOLOGY S.A.S. para el tratamiento de datos personales.

Contenido

  • OBJETIVO
  • ALCANCE
  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
  • OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
  • OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
  • TRATAMIENTO Y FINALIDAD
  • TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD
  • DERECHOS DE LOS TITULARES
  • ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
  • PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
  • DESACUERDO CON LA RESPUESTA
  • REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
  • COMUNICACIÓN DE LOS CAMBIOS A LA ACTUAL POLÍTICA
  • VIGENCIA

OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por VENTUS TECHOLOGY S.A.S.

ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de VENTUS TECHOLOGY S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

VENTUS TECHNOLOGY S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900945857, con domicilio principal en la Calle 47a #31-83 de la ciudad de Medellín, República de Colombia, cuya página web es https://ventustech.com.co/, teléfono 3206894274, realizará el tratamiento de sus datos personales.

OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

VENTUS TECHOLOGY S.A.S., como Responsable del tratamiento de los Datos Personales tiene las siguientes obligaciones:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
  4. Conservar la información con condiciones de seguridad adecuadas.
  5. Garantizar que la información suministrada a Encargados sea veraz, completa, exacta y comprensible.
  6. Actualizar oportunamente la información y comunicar novedades a Encargados.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  8. Suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir a los Encargados respeto por seguridad y privacidad de la información.
  10. Tramitar consultas y reclamos en los términos legales vigentes.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
  12. Informar a Encargados cuando determinada información esté en discusión por reclamación.
  13. Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos, cuando lo solicite.
  14. Cumplir instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Para ejecutar algunas actividades, VENTUS TECHOLOGY S.A.S. las ha delegado a sujetos externos bajo convenio o contrato. Como Encargados del tratamiento de los Datos Personales tienen las siguientes obligaciones:

  1. Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información con condiciones de seguridad adecuadas.
  3. Actualizar, rectificar o suprimir datos oportunamente.
  4. Actualizar la información reportada por VENTUS TECHOLOGY S.A.S. dentro de cinco (5) días hábiles.
  5. Tramitar consultas y reclamos de Titulares en los términos legales.
  6. Adoptar manual interno de políticas y procedimientos para consultas y reclamos.
  7. Registrar en base de datos la leyenda "reclamo en trámite".
  8. Insertar la leyenda "información en discusión judicial" cuando aplique.
  9. Abstenerse de circular información controvertida y bloqueada por la autoridad.
  10. Permitir el acceso solo a personas autorizadas.
  11. Cumplir instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará VENTUS TECHOLOGY S.A.S. con la información personal será el siguiente:

Base de datos: MASTER VBOT

Finalidad del tratamiento

  1. Permitir el acceso y administración a la plataforma Vbot.

Titulares

  • Usuarios de Vbot.

Datos que contiene la base de datos

  • Nombre y apellidos.
  • E-mail.
  • Contraseña de acceso.

Clasificación de los Datos Personales

  • Públicos.
  • Semiprivados.
  • Privados.

Encargado(s)

  • Google: https://policies.google.com/privacy?hl=es

Base de datos: CONTACT VENTUS

Finalidad del tratamiento

  1. Permitir fácil comunicación con los grupos de interés de Ventus Technology S.A.S.
  2. Enviar información comercial y de la calidad del servicio.
  3. Gestionar trámites relacionados con PQRS.

Titulares

  • Potenciales clientes.
  • Potenciales aliados.
  • Potenciales proveedores.
  • Usuarios de Vbot.
  • Clientes de VENTUS TECHNOLOGY S.A.S.

Datos que contiene la base de datos

  • Nombre y apellidos.
  • E-mail.
  • Teléfono de contacto.

Clasificación de los Datos Personales

  • Públicos.
  • Semiprivados.

Encargado(s)

  • Hosting Fácil: https://www.hostingfacil.co/legal

Base de datos: CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Finalidad del tratamiento

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por VENTUS TECHNOLOGY S.A.S. con el Titular de la Información, con relación a la suscripción de contratos de prestación de servicios.

Titulares

  • Representante legal VENTUS TECHOLOGY S.A.S.
  • Representantes legales de las personas jurídicas prestadoras de servicios.

Datos que contiene la base de datos

  • Nombre y apellidos.
  • Tipo y número del documento de identificación.
  • Firma.

Clasificación de los Datos Personales

  • Públicos.
  • Semiprivados.
  • Sensibles.

Encargado(s)

N/A

Base de datos: CONTRATOS LABORALES

Finalidad del tratamiento

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por VENTUS TECHNOLOGY S.A.S. con el Titular de la Información, con relación a la suscripción de contratos laborales.

Titulares

  • Representante legal VENTUS TECHOLOGY S.A.S.
  • Empleado de VENTUS TECHNOLOGY S.A.S.

Datos que contiene la base de datos

  • Nombre y apellidos.
  • Tipo, número y lugar de expedición del documento de identidad.
  • Cargo.
  • Salario.
  • Firma.

Clasificación de los Datos Personales

  • Públicos.
  • Semiprivados.
  • Privados.
  • Sensibles.

Encargado(s)

N/A

Base de datos: BAMBOO SOFT

Finalidad del tratamiento

  1. Efectuar las gestiones contables y financieras necesarias para el desarrollo del objeto social de VENTUS TECHNOLOGY S.A.S. en lo relacionado con el contrato celebrado con el Titular de la información.
  2. Realizar procesos de facturación y cobro de los servicios.

Titulares

  • Clientes personas naturales.
  • Representantes legales de clientes personas jurídicas.
  • Prestadores de servicios.
  • Proveedores personas naturales.
  • Representantes legales proveedores personas jurídicas.
  • Usuarios de Vbot.

Datos que contiene la base de datos

  • Nombre y apellidos.
  • Número del documento de identidad.
  • E-mail.
  • Teléfono de contacto.

Clasificación de los Datos Personales

  • Públicos.
  • Semiprivados.
  • Privados.

Encargado(s)

  • Acierto Contable

Base de datos: ASISTENTES A EVENTOS

Finalidad del tratamiento

  1. Identificar posibles candidatos para hacer parte del equipo de VENTUS TECHNOLOGY S.A.S.
  2. Recibir información de VENTUS TECHOLOGY S.A.S., o a través de sus asociados en Colombia o el exterior, relacionada con eventos, productos, servicios, promociones y demás información corporativa y/o comercial.
  3. Realizar estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la mejora continua de los servicios de VENTUS TECHOLOGY S.A.S.

Titulares

  • Potenciales empleados.
  • Potenciales clientes.

Datos que contiene la base de datos

  • Nombre y apellidos.
  • Número del documento de identificación.
  • E-mail.
  • Número de teléfono de contacto.
  • Ubicación del usuario.

Clasificación de los Datos Personales

  • Públicos.
  • Semiprivados.

Encargado(s)

N/A

Base de datos: PRODUCCIÓN

Finalidad del tratamiento

  1. Apoyar, mediante audio e imágenes, el seguimiento a los proyectos.

Titulares

  • Equipo de trabajo de VENTUS TECHNOLOGY S.A.S.
  • Equipo de trabajo del cliente.

Datos que contiene la base de datos

  • Imágenes.
  • Audios.

Clasificación de los Datos Personales

  • Sensibles.

Encargado(s)

  • Google: https://policies.google.com/privacy?hl=es

Base de datos: CONTRATOS CLIENTES

Finalidad del tratamiento

  1. Efectuar las gestiones administrativas, tecnológicas, contables, financieras, comerciales y de producción necesarias para el desarrollo del objeto social de VENTUS TECHNOLOGY S.A.S. en lo relacionado con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.

Titulares

  • Representante legal VENTUS TECHOLOGY S.A.S.
  • Representantes legales de las personas jurídicas clientes de VENTUS TECHNOLOGY S.A.S.

Datos que contiene la base de datos

  • Nombre y apellidos.
  • Tipo y número del documento de identificación.
  • Cargo.
  • Firma.

Clasificación de los Datos Personales

  • Públicos.
  • Semiprivados.
  • Sensibles.

Encargado(s)

  • Acierto Contable
  • AltaBufete

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

Tratamiento de Datos Sensibles

Dentro de algunos procesos institucionales, VENTUS TECHOLOGY S.A.S. requerirá del tratamiento de algunos datos sensibles, así:

  • La firma. Es un dato biométrico, por lo tanto es un dato sensible. En contratos laborales y de prestación de servicios será necesario recolectarla para formalizar condiciones y obligaciones contractuales.
  • La foto personal en la cuenta de acceso a la plataforma Vbot. Para la creación de la cuenta se captura la fotografía como dato sensible opcional, sin afectar el proceso de registro y acceso.
  • Las imágenes y audios de reuniones grabadas. Son datos biométricos; por tanto, sensibles. Usted puede decidir si permite o no este tratamiento.

Tratamiento de datos de menores de edad

El acceso de menores de 18 años de edad a la plataforma VBOT será permitido siempre y cuando se haya obtenido la autorización de su representante legal, para lo cual éste deberá marcar el check box en el que establece su autorización previa, expresa e informada.

Los datos personales de los menores de edad contarán con una seguridad reforzada y con restricciones de acceso dentro del equipo de trabajo de VENTUS TECHNOLOGY S.A.S.

Autorización del Representante Legal en el registro de datos personales de menores de edad

De conformidad con el Artículo 2.2.2.25.2.9. del Decreto 1074 de 2015, cuando un menor de edad requiera registrar sus datos personales para la creación de la cuenta de acceso a la plataforma VBOT, será necesario contar con la autorización del representante legal del menor.

VENTUS TECHNOLOGY S.A.S. se acoge al principio de buena fe consagrado en el artículo 83 de la Constitución Política de Colombia, por lo que asume como hecho cierto que la marcación del check box ha sido realizada por el representante legal del menor.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información cuando corresponda.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  4. Presentar ante la SIC quejas por infracciones a la normatividad vigente.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando legalmente proceda.
  6. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.

NOTA: Las respuestas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes tendrán carácter facultativo.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El CEO de VENTUS TECHOLOGY S.A.S. es la persona encargada de tramitar las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Correo: contact@ventustech.com.co

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Para la radicación y atención de su solicitud se requiere:

  • Nombre completo.
  • Tipo y número de documento de identidad.
  • Datos de contacto (dirección física o electrónica y teléfonos).
  • Medio para recibir respuesta.
  • Motivo del reclamo y derecho que desea ejercer.
  • Firma (si aplica).

El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente al recibo.

Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, VENTUS TECHOLOGY S.A.S. informará los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, que en ningún caso podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si considera negado total o parcialmente el ejercicio de sus derechos, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales.

DESACUERDO CON LA RESPUESTA

Si considera que la respuesta no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de su recepción para solicitar revaluación en los casos desfavorables a sus intereses.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Conforme con el artículo 1 del Decreto 090 de 2018, VENTUS TECHOLOGY S.A.S. no está en la obligación de registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

COMUNICACIÓN DE LOS CAMBIOS A LA ACTUAL POLÍTICA

Cualquier cambio sustancial será comunicado a los titulares mediante cualquiera de los siguientes medios: correo electrónico o avisos en la página web.

VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 31 de diciembre de 2019.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán permanencia conforme a cualquiera de las siguientes situaciones:

  • Una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas.
  • Mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de los datos personales.
  • Mientras no se solicite su supresión y no exista deber legal de conservarlos.

Una vez se cumpla(n) esta(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.